Statuten en Reglement

De Statuten van de Probusclub Baarn-Soest zijn op 14 juli 1999 te Baarn verleden en te bekijken of te downloaden door op onderstaande link te klikken.
statuten-probusclub-baarn-soest

In overeenstemming met het slotartikel van de statuten waarin is bepaald dat het bestuur beslist in alle gevallen waarin de wet of de statuten niet voorzien heeft het bestuur een Huishoudelijk Reglement vastgesteld. In dit reglement zijn naast aanpassingen in verband met de sinds 1999 ontstane veranderingen op communicatief gebied ook de in de loop der tijd gemaakte formele en informele afspraken over onder meer de ledenwerving vastgelegd. Dit reglement kreeg op 10 maart 2023 de instemming van de Algemene Ledenvergadering.
Bij dit reglement hoort een bijlage die alleen door leden op het beschermde deel van de website bekeken kan worden.

Huishoudelijk Reglement Probusclub Baarn-Soest.

Gelet op artikel 16 van de statuten van de Probusclub Baarn-Soest, heeft het bestuur van de Probusclub Baarn-Soest, het navolgende Huishoudelijk Reglement vastgesteld dat dient als nadere invulling van de voornoemde statuten.

Artikel 1, Begripsbepalingen
Dit huishoudelijk reglement verstaat onder:

ALV: de Algemene ledenvergadering als bedoeld in artikel 11 van de statuten;
bestuur: het bestuur als bedoeld in artikel 7 van de statuten;
bijeenkomst: een bijeenkomst van de vereniging, die in de regel op de tweede en vierde vrijdag in de maand vanaf 11:00 uur tot ca. 14:00 uur gehouden wordt in het gebouw van de sociëteit;
evenementencommissie: een commissie als bedoeld in artikel 10 van de statuten, die tot taak heeft om naast de reguliere bijeenkomsten evenementen te organiseren;
vereniging: de Probusclub Baarn-Soest als bedoeld in artikel 1 van de statuten;
leden: de leden als bedoeld in artikel 4 van de statuten;
partner contactpersoon: het lid dat zich, na overlijden van een medelid, bereid heeft verklaard als contactpersoon voor de achterblijvende partner van het overleden lid te fungeren;
penningmeester: de penningmeester als bedoeld in artikel 7, lid 1, van de statuten;
programmacommissaris: het bestuurslid dat tevens de voorzitter is van de evenementencommissie, zijnde een commissie als bedoeld in artikel 10 van de statuten, ten behoeve van de organisatie van de lezingen en evenementen die voor de leden, al dan niet samen met hun partners, worden georganiseerd;
secretaris: de secretaris als bedoeld in artikel 7, lid 1, juncto art. 9, van de statuten;
sociëteit: de Herensociëteit “De Vereeniging”, gevestigd Stationsplein 64 te Baarn;
statuten: de ten overstaan van notaris H. Windhorst te Baarn op 14 juli 1999 verleden statuten van de vereniging;
voorzitter: de voorzitter als bedoeld in artikel 7, lid 1, van de statuten;
webmaster: de persoon die al dan niet tezamen met iemand anders deel uitmaakt van een commissie, bedoeld in artikel 10 van de statuten, ten behoeve van communicatie en archivering van lezingen via de website van de vereniging.

Artikel 2. Lidmaatschap
1. Onverminderd artikel 4, lid 1 en lid 3, van de statuten geldt voor het verwerven van het lidmaatschap van de vereniging de navolgende stapsgewijze procedure.

Een lid dat een persoon als kandidaat-lid voor wil dragen stelt de voorzitter gemotiveerd op de hoogte van de naam en achtergrond van degene die hij wil voordragen;
De voorzitter beoordeelt in eerste aanleg of er, gelet op het aantal leden, behoefte is aan uitbreiding en of de voor te dragen persoon kan bijdragen aan een toekomstgerichte leeftijdsopbouw en een evenwichtige spreiding van maatschappelijke achtergronden binnen het ledenbestand;
Als de voorzitter, na overleg met de andere bestuursleden, tot het oordeel is gekomen dat de procedure van kandidaatstelling succesvol kan worden vervolgd, polst het lid of de desbetreffende persoon in het lidmaatschap geïnteresseerd is;
Geeft de reactie van de gepolste persoon daartoe aanleiding dan wordt diens naam tijdens de eerstvolgende bijeenkomst genoemd onder vermelding van de overwegingen waarom die persoon een potentieel kandidaat-lid is;
De secretaris neemt de naam en de vermelde aanbevelingen van het potentiële kandidaat-lid op in zijn aantekeningen van de desbetreffende bijeenkomst, zodat ook degenen die bij die bijeenkomst afwezig waren er kennis van kunnen nemen;
Tot aan de tweede bijeenkomst na de kennisgeving door de secretaris kunnen leden bedenkingen tegen een eventueel lidmaatschap van de voorgedragen persoon ter kennis van de voorzitter brengen;
Indien er door één of meer leden bedenkingen worden geuit beslist het bestuur over de verdere voortgang van de kandidaatstelling. Bij stopzetting van de kandidaatstelling meldt de voorzitter dit aan het lid dat de voordracht heeft gedaan, zodat dit lid dat, waar nodig, kan mededelen aan de door hem gepolste persoon. Stopzetting van de kandidatuur wordt ook aan de leden gemeld. Daarbij blijft de aard van de ingebrachte bedenkingen onvermeld.
Worden er geen bedenkingen ingebracht dan wordt de leden meegedeeld dat het kandidaat-lid zal worden bezocht door een van de bestuursleden tezamen met het lid dat het kandidaat-lid heeft voorgedragen.
Bij of onmiddellijk na het bezoek aan het kandidaat-lid stelt zowel het kandidaat-lid als de afvaardiging namens de vereniging ieder voor zich vast of de procedure tot toelating zal worden voortgezet. Als dat het geval is wordt het kandidaat-lid uitgenodigd om naar eigen wens één of twee keer als gast van de vereniging een bijeenkomst mee te maken, vooraleer definitief over het lidmaatschap te beslissen. Wordt de kandidaatstelling na het bezoek niet voorgezet dan wordt dit, als dat nog nodig is, aan het kandidaat-lid meegedeeld en in algemene bewoordingen eveneens aan de leden;
Als de kandidaatstelling wordt voortgezet wordt de leden gemeld dat het kandidaat-lid ter kennismaking is uitgenodigd voor, naar keus, één of twee volgende bijeenkomsten.

2. Gelet op de beoogde evenwichtige spreiding van de maatschappelijke achtergronden, bedoeld in het eerste lid, onder b, is er een schematisch overzicht waarin alle leden zijn gerubriceerd naar categorieën opleiding en beroepsuitoefening. Dit overzicht is in de bijlage bij dit Huishoudelijk Reglement opgenomen.

3. In afwijking van het bepaalde in het eerste lid kan een andere Probusclub een daar ingeschreven lid dat naar de regio Baarn-Soest verhuist gemotiveerd als kandidaat-lid voordragen. In dat geval worden, mutatis mutandis de in het eerste lid onder b tot en met j genoemde procedurestappen gevolgd met dien verstande dat dan in procedurestap h twee bestuursleden de voorgedragen persoon gaan bezoeken.

4. De persoon die na kennismakingsbezoeken te kennen geeft lid te willen worden meldt dit bij de secretaris onder vermelding van zijn personalia (naam, voornaam/voornamen, eventuele titulatuur, adres, geboortedatum), foto, naam/voornaam eventuele partner, korte aanduiding opleiding en loopbaan en interesses. Hij verklaart schriftelijk dat hij toestemming geeft voor verwerking van zijn persoonsgegevens in de ledenadministratie, in het ledenboekje en op het beveiligde deel van de website en ondertekent die verklaring. Voor zover van toepassing verklaart hij tevens, dat ook zijn partner toestemming geeft voor verwerking van zijn of haar naam in de ledenadministratie, in het ledenboekje en op het beschermde deel van de website.

5. Het lidmaatschap eindigt of wordt opgezegd op de wijze zoals in artikel 5 van de statuten is bepaald. Indien van toepassing sondeert het bestuur bij beëindiging van het lidmaatschap door overlijden of een van de leden wil fungeren als contactpersoon voor de achterblijvende partner van het overleden lid. De achterblijvende partner van het overleden lid kan aangeven of deelname aan evenementen op prijs wordt gesteld.

Artikel 3. Benoeming bestuur

1. Het bestuur bestaat, met inachtneming van artikel 7, lid 3, van de statuten, uit vier personen die tevens lid van de vereniging zijn; onverminderd artikel 8, lid 2, van de statuten, beslist, als bij een stemming binnen het bestuur de stemmen staken, de voorzitter;

2. De voorzitter wordt, onverminderd artikel 7, lid 4, van de statuten, door de ALV gekozen voor een periode van in beginsel twee opeenvolgende jaren.

3. Onverminderd artikel 7, lid 3 en lid 4, van de statuten maakt het bestuur voorafgaande aan de ALV aan de leden bekend wie van de door de ALV te benoemen bestuursleden door het bestuur zullen worden aangewezen als secretaris, als penningmeester en als programmacommissaris en wie van hen volgens het voorafgaande aan de ALV aan de leden bekend gemaakt rooster van aftreden voor benoeming of herbenoeming door de ALV wordt voorgedragen.

4. De webmaster wordt door het bestuur benoemd. De functie van webmaster is niet onverenigbaar met die van bestuurslid.

Artikel 4 Voorzitter

1. De voorzitter

bevordert, in overeenstemming met artikel 2 van de statuten, de saamhorigheid, vriendschap en de onderlinge hulpvaardigheid tussen de leden van de vereniging;
stimuleert initiatieven van leden die aan voornoemde doelen bijdragen;
beoordeelt, nadat hem met in achtneming van artikel 2, eerste lid, onder b, gegevens van een potentieel kandidaat-lid zijn verstrekt, of er gelet op een beoogd maximum van 40 leden, behoefte is aan uitbreiding, of deze persoon bij voorkeur niet ouder is dan 70 jaar en of hij wat zijn maatschappelijk achtergrond betreft bijdraagt aan voldoende spreiding binnen het ledenbestand;
draagt er zorg voor dat de bijlage, bedoeld in artikel 1, tweede lid, actueel is;
draagt er bij overlijden van een medelid zorg voor dat de vereniging op gepaste wijze het overleden lid herdenkt en bevordert, waar nodig, dat een van de andere leden als partner contactpersoon gaat fungeren.

2. De voorzitter geeft, onverminderd waar het de ALV als bedoeld in artikel 12 van de statuten betreft, leiding aan de bijeenkomsten en aan het overleg binnen het bestuur. Wanneer hij verhinderd is een bijeenkomst bij te wonen draagt hij er zorg voor dat hij ter zake wordt vervangen door, bij voorkeur, een ander bestuurslid.

3. De voorzitter bepaalt, na consultatie van de andere bestuursleden, wanneer bestuursoverleg nodig is en wat dan op de agenda staat.

Artikel 5 Secretaris

De secretaris:

convoceert de ALV en de bijeenkomsten,
maakt aantekening van de afmeldingen bij de ALV en bijeenkomsten,
informeert de contactpersoon van de sociëteit op donderdag voorafgaande aan een vrijdagse bijeenkomst over het te verwachten aantal deelnemers aan de lunch tijdens een bijeenkomst,
meldt de penningmeester welke leden zich zonder geldige reden niet tijdig hebben afgemeld voor de lunch tijdens een bijeenkomst
doet bij elk volgend ALV aan alle leden verslag van de voorafgaande ALV,
doet voorafgaande aan een volgende bijeenkomst aan alle leden verslag van de voorafgaande bijeenkomst,
doet voorafgaande aan een volgend bestuursoverleg aan de bestuursleden verslag van het voorafgaande bestuursoverleg,
verzorgt de correspondentie van de vereniging,
voorziet in een overzicht van leden die als partner contactpersoon fungeren en stelt de programmacommissaris daarvan op de hoogte,
is verantwoordelijk voor het archief van de vereniging,
draagt zorg voor het secretarieel jaarverslag ten behoeve van de ALV.

Artikel 6 Penningmeester

De penningmeester:

stelt ter vaststelling door de ALV een begroting op,,/li.
bewaakt de vastgestelde begroting gedurende het boekjaar,
beheert de activa van de vereniging,
int de contributies,
int bij leden die zich niet tijdig hebben afgemeld voor de lunch tijdens een bijeenkomst de kosten van die lunch en draagt deze geïnde gelden af aan de sociëteit,
int in voorkomende gevallen de eigen bijdragen van de leden voor evenementen, voor zover dit niet rechtstreeks met de organisator van het evenement wordt verrekend,
zorgt voor betaling van de contributies die samenhangen met de gebruikersovereenkomst met de sociëteit en met de aansluiting bij Probus Nederland,
zorgt voor betaling van andere kosten die binnen de begroting vallen, zo nodig voert hij daarover eerst overleg met de andere bestuursleden,,/li>
houdt nauwkeurig boek van de inkomsten en uitgaven van de vereniging,
nodigt de kascommissie, bedoeld in artikel 6, lid 3, van de statuten, tijdig en voorafgaand aan de ALV uit voor een controle en voorziet deze kascommissie van alle informatie die voor een adequate controle nodig is,
stelt na afloop van een boekjaar de jaarrekening en de balans op.

Artikel 7 Programmacommissaris

1. De programmacommissaris:

geeft leiding aan de Evenementencommissie,
draagt er zorg voor dat de leden overeenkomstig een daartoe opgesteld rooster en in een door de commissie te bepalen frequentie periodiek verantwoordelijkheid dragen voor de inhoudelijke invulling van een bijeenkomst,
zorgt, desgewenst en met inachtneming van de daarvoor in de begroting opgenomen bestedingsruimte voor gastsprekers,
draagt zorg voor de calculatie van de bijdragen die aan deelnemers aan een evenement in rekening zullen worden gebracht, zodanig dat het betrokken evenement kostendekkend kan worden georganiseerd of, waar het specifieke evenementen betreft waarbij ook partners zijn uitgenodigd en waar het een lustrum betreft, binnen de daartoe in de begroting opgenomen bestedingruimte kan worden georganiseerd,
draagt zorg voor de communicatie naar de leden over aanstaande evenementen en de financiële afwikkeling daarvan,
ziet erop toe dat bij evenementen waarbij ook partners van leden zijn uitgenodigd de betrokken partner contactpersonen daarop worden geattendeerd.

2. Sprekers die geen lid zijn en door de Evenementencommissie zijn aangezocht komen voor rekening van de vereniging.

Artikel 7 Webmaster

De webmaster, telkens en voor zover nodig met inachtneming van de Algemene Verordening Gegevensbescherming,:

voorziet erin dat verwerking van persoonsgegevens van leden en hun partners in de ledenadministratie, op de website en via een ledenboekje plaats vindt; dit houdt onder meer in dat die gegevens alleen met toestemming van betrokkenen en, voor zover het de website betreft, uitsluitend in het met een wachtwoord afgeschermde deel van de website worden verwerkt,
draagt zorg voor een actueel overzicht van de leden van de vereniging met opgave van adres, nummer telefoon en mobiel, foto, opleiding, loopbaan en interesses in een ledenboekje en op ieders persoonlijke pagina op de website,
draagt, op basis van de door de programmacommissaris verkregen informatie, zorg voor de publicatie op de website van een actueel overzicht van de in het programma opgenomen activiteiten van de vereniging,
zorgt ervoor dat presentaties en aantekeningen van bijeenkomsten voor raadpleging door de leden op het beschermde deel van de website beschikbaar blijven,
zorgt voor publicatie van het (secretarieel) archief van de vereniging vanaf de oprichting in 1980 op het beschermde deel van de website,
draagt er zorg voor dat de aantekeningen die van de bijeenkomsten worden gemaakt en per mail aan de leden worden verzonden op het beschermde deel van de website worden gepubliceerd,
draagt er zorg voor dat presentaties die tijdens een bijeenkomst door leden zijn gegeven en door die leden ter beschikking zijn gesteld voor publicatie op het beschermde deel van de website, ook daarop worden geplaatst,
onderhoudt, zo nodig, contact met Probus Nederland over de inrichting en programmatuur van de website,
bevordert het gebruik van de website door de leden.

Artikel 8 Leden

1. De leden:

nemen, waar mogelijk, actief deel aan de activiteiten van de vereniging,
dragen zorg voor een goede inhoudelijke vulling van de bijeenkomst waarvoor zij, volgens het door de programmacommissaris opgestelde rooster, verantwoordelijk zijn,
melden zich, als zij niet aan de lunch tijdens een bijeenkomst zullen deelnemen, uiterlijk woensdag voorafgaand aan die bijeenkomst af bij de secretaris.

2. Verteringen van het niet-lid dat op verzoek van een lid invulling geeft aan de spreekbeurt van dat lid komen voor rekening van dat lid.

3. Aan de leden die zonder geldige reden verzuimd hebben zich tijdig voor de lunch tijdens een bijeenkomst af te melden worden de kosten van de niet genoten maar wel door de sociëteit ingekochte lunch in rekening gebracht.

Artikel 9 ALV

1. Bij de toepassing van het ten aanzien van het oproepen tot een ALV bepaalde in artikel 12, lid 1, van de statuten, wordt onder schriftelijk oproepen mede verstaan oproepen per e-mail.

2. In aanvulling op hetgeen omtrent het quorum en de wijze waarop gestemd kan worden is bepaald in artikel 13 van de statuten, kan een ALV ook digitaal plaatsvinden en kan een lid ook digitaal aan de stemming deelnemen. Bij de vaststelling van het quorum worden leden die digitaal aan de vergadering deelnemen aangemerkt als aanwezig. Een ALV kan geheel digitaal worden georganiseerd of in fysieke vorm op een bepaalde locatie waaraan ook digitaal aanwezig leden deelnemen.

3. Bij de toepassing van het in artikel 8, lid 2, van de statuten bepaalde omtrent de bestedingsruimte die het bestuur heeft zonder daarvoor apart toestemming van de ALV te vragen geldt als bovengrens een afzonderlijke besteding die 50% hoger is dan het totaal van de in de begroting opgenomen uitgaven waaraan de ALV goedkeuring heeft gegeven.

Artikel 10 Partner contactpersoon

De partner contactpersoon:

informeert de partner van een overleden lid voor wie hij contactpersoon is over een aanstaand evenement, waarbij ook de partners van de leden zijn uitgenodigd,
hij bepaalt zelf of hij de kosten van deelname van die partner voor eigen rekening neemt dan wel of hij de informatie verstrekt met mededeling van aan deelname verbonden kosten,
als degene voor wie hij contactpersoon is te kennen geeft aan dat evenement te willen deelnemen geeft hij dat door aan de evenementencommissie en vermeldt daarbij wie voor de kosten van deelname kan worden aangesproken.
draagt, voor zover dat nodig en gewenst is, zorg voor vervoer van de betrokken partner naar en van het evenement.

Artikel 11 Vaststelling, geldigheidsduur en wijziging reglement

1. Het reglement wordt, gelet op artikel 16 van de statuten, opgesteld door het bestuur.

2. Het bestuur vraagt de ALV instemming met het reglement. Na verkregen instemming is het reglement vastgesteld voor de duur van vijf jaar na de betrokken ALV.

3. Indien het bestuur, binnen de periode van vijf jaar na vaststelling, wijziging van het reglement noodzakelijk acht, wordt het voorstel daartoe tijdig en voorafgaande aan de eerstvolgende ALV voor instemming door de ALV ter kennis van de leden gebracht.

4. Ongeacht eventuele tussentijdse wijzigingen stelt het bestuur vijf jaar na vaststelling van het reglement opnieuw een reglement op dat overeenkomstig het tweede lid voor instemming aan de ALV wordt voorgelegd.

5. Indien noodzakelijk kan ook buiten een ALV een wijziging in het reglement worden doorgevoerd. In dat geval stuurt het bestuur aan alle leden het wijzigingsvoorstel toe alsmede de beweegreden(en) om niet op een ALV te wachten. Het bestuur vraagt in dat geval aan elk van de leden om binnen een redelijke termijn aan te geven of hij instemt met het vervroegen van de wijziging en met de voorgestelde wijziging zelf. Als vervolgens na deze individuele raadpleging drie kwart van het aantal leden heeft ingestemd met het vervroegen van de wijziging en de betrokken wijziging zelf is daarmee de wijziging vastgesteld. Het bestuur stelt de leden vervolgens in kennis van het gewijzigde reglement

Datum: 10 maart 2023

Voorzitter Secretaris

w.g. J.G. Smit w.g. J.G. H. Hillenius

Penningmeester Programmacommissaris

Th.A.L.M. Storimans H. van Droffekaar

Instemming ALV verkregen op: 10 maart 2023

De bijlage als bedoeld in artikel 2, lid 2, van het Huishoudelijke Reglement kan hier vanuit het beschermde deel van de website worden ingezien of gedownload.